En este post te voy a contar cómo mejorar tu productividad con Toggl Track, la app que me ayudó a aumentar mi concentración y a dejar de procrastinar.

Cuando empecé a emprender tenía tantas tareas que no me podía concentrar, porque cuando me ponía a hacer una cosa me acordaba de las demás y al final hacía varias cosas a la vez y no acababa ninguna.

Entonces me estresaba y me daba una vuelta por la cocina. Me hacía un sandwich, un café… Total, que hacía de todo menos las tareas.

Cuando tienes un proyecto y sabes que tienes muchas cosas pendientes, a veces puede ser difícil centrarte en una sola cosa y puede que vayas saltando de una tarea a otra y que acabes procrastinando.

Hay muchas formas de entrenar la concentración y yo te voy a hablar de una aplicación que a mí me ayuda mucho a concentrarme y a estar al cien por cien con la tarea que tengo que hacer en cada momento. Se trata ni más ni menos que de Toggl Track.

Introducción a la Productividad con Toggl Track: ¡Dile adiós a la procrastinación!

¿Tienes una lista de tareas interminable y siempre te preguntas cómo mejorar tu productividad? ¡No te preocupes! Toggl Track te ayudará a mantenerte enfocado, a medir tu productividad y a mejorar tus hábitos de trabajo. 

Toggl es una aplicación que sirve para cronometrar el tiempo que tardas en hacer una tarea. Se puede usar tanto desde el navegador del ordenador como desde la aplicación móvil.

Te permite configurar proyectos y tareas y luego iniciar el temporizador para rastrear el tiempo.

También se pueden añadir etiquetas a las tareas para facilitar la búsqueda y el seguimiento. Una vez completada la tarea, el temporizador se detiene y el tiempo se registra.

Y ya puedes ver un informe de tiempo para ver el tiempo total dedicado a un proyecto, o a una tarea.

Introducción a la Productividad con Toggl Track: ¡Dile adiós a la procrastinación!

¿Tienes una lista de tareas interminable y siempre te preguntas cómo mejorar tu productividad? ¡No te preocupes! Toggl Track te ayudará a mantenerte enfocado, a medir tu productividad y a mejorar tus hábitos de trabajo. 

Toggl es una aplicación que sirve para cronometrar el tiempo que tardas en hacer una tarea.

Se puede usar tanto desde el navegador del ordenador como desde la aplicación móvil. Te permite configurar proyectos y tareas y luego iniciar el temporizador para rastrear el tiempo. ⏱️

También se pueden añadir etiquetas a las tareas para facilitar la búsqueda y el seguimiento. Una vez completada la tarea, el temporizador se detiene y el tiempo se registra.

Y ya puedes ver un informe de tiempo para ver el tiempo total dedicado a un proyecto, o a una tarea.

¿Cuáles son las ventajas de trabajar con Toggl Track?

La mayor ventaja de usar Toggl Track es que te permite controlar tu tiempo de forma más eficiente. Esto puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero asegurándote de que no trabajas en exceso.

También podrás ver cuáles son tus horas más productivas del día, lo que puede ayudarte a planificar mejor tu carga de trabajo.

📑 Trabaja por proyectos con Toggl Track

Puedes trabajar por proyectos y de esta manera sabrás el tiempo que le dedicas a cada una de las tareas de cada proyecto y después podrás revisar los datos para saber cuánto te llevó terminar un proyecto entero. 

También puedes añadir más miembros a tu espacio de trabajo, y de esta manera ver el tiempo que está gastando cada miembro del equipo.

Trabajar por proyectos es una de las formas más eficientes de organizar el trabajo. Con Toggl Track, los usuarios pueden crear proyectos y asignar tareas asociadas a cada proyecto.

Esto les permite mantener una visión general de todo lo que está pasando en su equipo y asegurarse de que los proyectos se mantengan en el camino correcto. 

Los usuarios también pueden ver cuánto tiempo se ha invertido en cada proyecto, lo que permite una mejor administración del tiempo y la optimización de los recursos.

Esto significa que los usuarios pueden asegurarse de que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto. 

Además, Toggl Track ofrece herramientas de informes que permiten a los usuarios ver los detalles de cada proyecto y comprender mejor cómo se están usando los recursos.

📆 Planificación semanal con Toggl Track

Yo la utilizo mucho para organizarme la semana, porque, una vez que ya he cronometrado varias veces tareas similares o recurrentes, como escribir un post, editar un vídeo, etc., puedo hacer un cálculo de la media que suelo tardar.

De esa manera, al organizar las tareas de la próxima semana, puedo estimar el tiempo que me va a llevar hacer esas tareas y puedo asignármelas de una forma bastante realista. 

Entonces, si escribir un guion me lleva 3 horas, no me voy a asignar dos guiones para una tarde, escribiré un guion y haré un par de tareas más pequeñas.

Lo que más me gusta de Toggl es que me ayuda a concentrarme, porque inconscientemente, sé que el tiempo está corriendo, entonces, hay algo en mi cerebro que se siente culpable si no estoy haciendo lo que toca.

También, el hecho de querer utilizar esos datos para organizar las próximas tareas, hace que no queramos interrumpir ese tiempo o mezclar tiempos.

Si estoy haciendo un guion, no me voy a poner a hacer otra cosa porque estoy calculando el tiempo que tardo en hacer eso.

Eso me impide parar para ponerme a hacer otra cosa, por lo que, inconscientemente, me estoy centrando.

Ojo porque Toggl puede ser un arma de doble filo.

Cuando ves el tiempo cronometrado de lo que has hecho durante el día, puede ser que, o bien tengas la sensación de que hoy no has hecho nada, pero luego ves que has trabajado 5 horas. 

También puede ser todo lo contrario, que te dé la sensación de que trabajaste un montón, pero en realidad trabajaste solo un par de horas y el resto del tiempo pausaste Toggl porque estabas procrastinando.

Pero por lo general suele ser positivo, porque normalmente tendemos a pensar que hemos hecho menos de lo que realmente hemos hecho, así que cuando veo que he trabajado 7 horas, me puedo ir tranquila a disfrutar de mi tiempo libre sintiendo que me lo he ganado. 

✅ Gestión de tareas con Toggl Track

Toggl se puede organizar en 3 niveles: proyectos, tareas y etiquetas. 

Las etiquetas y proyectos sirven para categorizar y organizar el tiempo de seguimiento.

Las etiquetas permiten a los usuarios asignar descripciones únicas a sus entradas de seguimiento, mientras que los proyectos le permiten agrupar entradas según sus necesidades específicas.

Esto permite a los usuarios filtrar y analizar sus datos de manera más eficiente.

Toggl te permite crear varios espacios de trabajo, por lo que si tienes un espacio compartido en el que trabajas con alguien, como Manu y yo, podemos ver lo que cada uno ha tardado en hacer sus tareas.  

Eso a mí como project manager me sirve para hacer la planificación y también para medir el rendimiento y ver en qué áreas podemos mejorar y qué procesos podemos optimizar.

Yo te recomiendo que lo integres con el gestor de tareas que utilices, así sea Asana, Trello, Notion…

Con ponerte encima de una tarea, haciendo clic derecho ya puedes empezar a cronometrar el tiempo y luego ya puedes editar desde dentro el nombre de la tarea, el proyecto, las etiquetas…

Si todavía no sabes qué gestor de tareas usar, te dejo este post en el que comparamos Asana con Trello para ayudarte a decidir.

Incluso puedes editar el tiempo. No para hacer trampas, porque te estarías engañando a ti mismo, pero sí, si por ejemplo te lo dejas encendido, algo bastante normal cuando lo utilizas las primeras veces. 

Además, si te lo dejas encendido durante muchas horas, te llega una notificación al correo preguntándote si se te olvidó apagarlo.

Analiza en qué inviertes tu tiempo con los informes de Toggl Track

Toggl Track ofrece una variedad de informes que los usuarios pueden descargar.

Estos informes pueden ser semanales y mensuales, y permiten a los usuarios ver cuánto tiempo han invertido en cada proyecto y en su trabajo en general. 

Estos informes son una herramienta invaluable para aquellos que trabajan por cuenta propia, ya que les ayudan a hacer presupuestos y facturas para sus clientes y a mantener un control de sus gastos.

Los informes de Toggl Track también permiten a los usuarios ver sus patrones de productividad, tanto a nivel individual como colectivo.

Esto les ayuda a mejorar su desempeño diario al ver dónde se está gastando el tiempo y en qué áreas se está obteniendo un mejor rendimiento. 

Esto también es útil para los equipos y proyectos colaborativos, ya que los informes le permiten a los líderes de equipo comprender cómo y dónde se está utilizando el tiempo de manera más eficiente.

Los usuarios también pueden comparar la productividad individual con la del equipo y ver dónde se necesitan mejoras. 

Toggl también ofrece la posibilidad de crear informes personalizados para los usuarios. Esto significa que puedes seleccionar qué información quieres ver, como el tiempo invertido en cada proyecto, el tipo de tareas realizadas y los resultados obtenidos.

Esto te permite obtener una visión más clara de tus proyectos y de cómo se están desarrollando. 

También te puede ayudar a identificar problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas reales.

Y lo mejor de todo es que te puede ayudar a optimizar tu productividad y mejorar tus resultados.

Cómo sacarle el mejor rendimiento a Toggl Track

Si todavía no lo haces, te recomiendo que emplees un gestor de proyectos.

Yo te sugiero que uses Asana, donde, un proyecto más grande, puedes desglosarlo en subtareas, y de esa manera, te va a resultar más fácil centrarte y estar al 100% con cada una de esas tareas.

Por ejemplo, si lo que tienes que hacer es un vídeo para YouTube, que lo desgloses en subtareas como: hacer la investigación, escribir el guion, grabar el vídeo, editarlo, crear la miniatura, hacer el copy, videonuggets, promocionarlo, etc.

Que todo sean subtareas concretas, para saber específicamente lo que tienes que hacer.

Y que no tengas que perder el tiempo decidiendo qué hacer, sino que tomes las decisiones previas, y que en el momento en que te vas a sentar a trabajar, ya sepas lo que te toca y puedas cronometrar tarea a tarea.

Por otro lado, te recomiendo que organices tus tareas en listas por contextos, por ejemplo, el nivel de energía o concentración que requiere cada tarea. 

Haz una lista para tareas que requieran mucha concentración, y otra para tareas que puedas hacer de forma más relajada o incluso casi automática.

Por ejemplo, escribir un post de 1000 palabras para el blog, en mi caso requiere más concentración que hacer un diseño en WordPress.

Así como grabar un vídeo para YouTube requiere un tipo de energía diferente a la que necesito a la hora de editarlo.

También puedes hacer listas de tareas largas y cortas.

Así te resultará mucho más fácil decidir en qué tarea trabajar hoy, porque simplemente tendrás que analizar tu nivel de energía y concentración, y no frustrarte más tarde por haber decido ponerte hacer algo que, obviamente, no estabas en las condiciones óptimas para hacer en ese momento.

Todo esto que estás viendo es parte de mi sistema de organización. Yo utilizo el método GTD y lo aplico a Asana.

Es un híbrido que he conseguido implementar, y que he ido perfeccionando y puliendo a lo largo de muchos años de ensayo y error.

Este método es el que mejor me funciona para organizarme y gestionar mi tiempo, tanto a nivel personal como profesional, sin estresarme y con la tranquilidad de que no se me va a quedar nada en el tintero. 

De hecho tengo un curso en Udemy, al que puedes echar un ojo si te interesa, y en el que te enseño y te entreno para que sepas organizarte aplicando el método GTD paso a paso dentro de Asana.

Por último, cabe destacar que Toggl también trae la integración de Pomodoro, que te avisa cada cierto tiempo que tienes que hacer un descanso para estirar las piernas, desconectar, descansar la vista, etc. 

Además, es conveniente descargarse la aplicación para el móvil porque es muy práctica y así puedes trackear tus tareas desde cualquier lugar.

Espero que te haya resultado útil este post, puedes darme tu opinión en los comentarios y contarme tus trucos para evitar procrastinar.