Vamos a hacer una comparativa de Asana y Trello en su versión gratuita. ¿Cuál será mejor?

En este post haremos una comparativa de Asana y Trello en sus versiones gratuitas para ver cuál es la mejor para gestionar tu emprendimiento.

Asana y Trello son dos herramientas de gestión de proyectos creadas para organizar las tareas del trabajo diario. En ellos puedes gestionar tu trabajo de manera personal o profesional, tanto de manera individual como en equipo. Se puede decir que son herramientas similares, pero con alguna diferencia notable. 

¿Cuál es mejor Asana o Trello? ¿Cuál sería la más adecuada para ti?

Para responder a estas preguntas, vamos a echar un vistazo a Asana y Trello en sus versiones gratuitas. Haremos una comparativa de las dos herramientas y veremos cuál puede ser mejor para tu negocio en varios aspectos: características, funcionalidad, facilidad de uso, diseño y aplicación móvil. ¡Averigüémoslo!

Asana vs. Trello: La batalla más esperada. ¿Cuál es mejor?

Asana y Trello son herramientas gratuitas de gestión de tareas en línea que te ayudan a hacer un seguimiento del trabajo de tu equipo. Ambas han existido desde al menos 2010, y son utilizadas por millones de empresas en todo el mundo. Son herramientas muy similares. Pueden ayudarte a organizar tus tareas laborales diarias, colaborar con los miembros de tu equipo, establecer plazos y priorizar el trabajo importante.

Si quieres aprender a utilizar Asana y Trello, echa un vistazo a estos vídeos: Tutorial de Asana y Tutorial de Trello.

Analicemos las características principales de cada una y luego compararemos ambas en sus versiones gratuitas para finalmente decidir cuál es la mejor para ti. ¡Empecemos por Trello!

Características generales de Trello en su versión gratuita

Trello es una aplicación web de gestión de proyectos que te permite organizar y priorizar tareas. Su interfaz es muy intuitiva y fácil de usar. También tiene una aplicación móvil para dispositivos iOS y Android, para que puedas acceder a tus proyectos en cualquier lugar y en cualquier momento. La cantidad de miembros que puedes invitar es ilimitada.

Trello tiene una versión gratuita y otra de pago. La versión gratuita te permite crear tableros, listas y tarjetas. Cada tablero puede tener varias listas, y cada lista contiene tarjetas con tareas específicas. Cada tarjeta representa una tarea que hay que hacer. Puedes asignar fechas de vencimiento, comentarios y etiquetas a cada tarjeta para hacer un seguimiento del flujo de trabajo.

También permite añadir comentarios y archivos adjuntos a cada tarea. Esto facilita la comunicación con tu equipo sobre lo que hay que hacer. Incluso puedes configurar notificaciones para que sepan cuándo una ficha pasa de una fase del proceso a otra.

Puntos fuertes de Trello

La principal fortaleza de Trello es su simplicidad. Su interfaz es muy intuitiva y fácil de usar. Puedes crear tableros, listas y tarjetas sin tener que leer ninguna instrucción. Esto hace posible que los gestores de proyectos que nunca han utilizado Trello antes, puedan empezar a utilizarlo de inmediato.

Se pueden arrastrar y soltar tarjetas fácilmente a través de las diferentes etapas de un proyecto sin tener que aprender flujos de trabajo o software complejos. Se puede emplear para proyectos individuales o para grandes equipos, sin necesidad de adquirir la versión Premium.

Trello es ideal para emprendedores o pequeñas empresas que necesitan una interfaz simple e intuitiva que los miembros del equipo puedan aprender a dominar con rapidez.

Ahora veamos Asana, ¿será mejor que Trello? 🤔

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Características generales de Asana en su versión gratuita

Asana es una aplicación web de gestión de proyectos que permite organizar y gestionar tareas y proyectos complejos. Ofrece muchas funciones similares a Trello, como tableros de tareas, listas de comprobación, fechas de vencimiento y comentarios.

También puedes acceder a Asana a través de la aplicación móvil para dispositivos iOS y Android. Asana es gratis para equipos de hasta 15 miembros, pero hay planes premium si necesitas más funciones.

Además de ser una herramienta de gestión de proyectos, Asana tiene integraciones con otras aplicaciones como Slack y Google Drive que también puedes utilizar. Por ejemplo: si alguien te asigna una tarea en Asana que requiere información de otra aplicación, la integración enviará automáticamente esa información para que no se pierda en las bandejas de entrada de los correos electrónicos.

Con Asana también puedes agregar fechas de vencimiento, recordatorios, etiquetas y rótulos y crear múltiples listas de tareas para diferentes áreas de enfoque (por ejemplo, marketing) o proyectos.

Puntos fuertes de Asana

“Mis Tareas”

De entre las funcionalidades de Asana, cabe destacar la herramienta o menú “Mis tareas”. Aquí es donde podrás ver todas las tareas que tienes asignadas, y cuándo tienes que hacerlas y te permite filtrarlas por proyecto y fecha de vencimiento. También puedes ver un historial de cambios y comentarios relacionados con cualquier tarea individual en esta sección. Además, puedes usar este menú para buscar tareas específicas o generar nuevas desde aquí.

Asana es ideal para grandes empresas u organizaciones con varios equipos que trabajan en distintos proyectos a la vez, pero también puede resultar muy útil para pequeñas o medianas empresas.

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Diferencias principales entre Trello y Asana. ¿Cuál será mejor?

Funciones

Trello tiene una sola vista, de tablero, que es por lo que se le conoce. El resto de vistas no están disponibles en la versión gratuita. Mientras que Asana tiene vista de lista, tablero y calendario. Y son todas gratuitas.

En cuanto a la asignación de tareas, en Asana, puedes agregar responsables y fechas de entrega tanto a las tareas como a las subtareas. Mientras que Trello, no tiene subtareas. Lo más parecido que tiene son checklists en las que puedes agregar elementos y asignarles un responsable, pero solo en su versión premium.

En Asana tienes Mis tareas, un espacio privado donde puedes ver todo tu volumen de trabajo. En Trello puedes ver tus tareas en el menú inicio, pero no se pueden gestionar.

En Asana puedes crear distintos proyectos y una tarea asignarla a varios proyectos a la vez. Además, tareas de distintos proyectos te aparecen en Mis Tareas, de forma que de un vistazo puedes ver todas las tareas de distintos proyectos que tienes asignadas, en un mismo lugar.

El mayor inconveniente de Trello es su incapacidad para adaptarse a un flujo de trabajo más complejo. Principalmente, cuando se trata de gestionar tareas que abarcan múltiples proyectos y equipos.

Gestión de equipos

A la hora de trabajar con un equipo, Trello te permite añadir hasta 100 miembros, mientras que Asana solo 15 en su versión gratuita.

No obstante, en Asana, puedes crear distintos proyectos y tareas madre, y asignarlas a un responsable y dentro crear subtareas que a su vez se asignan a distintos responsables con distintas fechas, y a su vez estos pueden crear distintas subtareas, y así sucesivamente.

Es por esto que Asana, a la hora de trabajar en equipo, aunque permita agregar menos miembros, facilita la organización y fragmentación de un proyecto en sus distintas subtareas con distintos responsables.

App móvil

Para mi gusto, la app móvil de Asana es menos intuitiva que la de Trello. Puede que esto se deba a la cantidad de funciones que tiene y a que no se parece demasiado a su versión web, por lo que cuesta bastante encontrar las cosas.

Mientras que la app de Trello es prácticamente igual que la versión web, muy sencilla, intuitiva y visual.

Mi opinión personal

Tanto Asana como Trello tienen sus puntos fuertes y débiles dependiendo del fin para el que se les utilice, pero ambas aplicaciones son excelentes para la gestión de proyectos.

Cuando elegimos entre distintas herramientas, normalmente solemos darle bastante importancia a la curva de aprendizaje, es decir, al tiempo que nos va a llevar aprender a utilizarla hasta alcanzar el nivel necesario para poder sacarle partido.

Si bien es cierto que en Asana la curva de aprendizaje es mayor, debido a la cantidad de funciones que ofrece, creo que ofrece más flexibilidad a la hora de organizar proyectos, tareas y su seguimiento. El simple hecho de tener todo volumen de trabajo localizado en un solo lugar gracias al menú “Mis Tareas”, para mi gusto lo pone muy por delante de Trello.

Por otro lado, pienso que Trello también es una opción sólida si quieres algo más simple y más rápido de dominar, o si quieres gestionar tus cosas personales. Yo lo hago y me encanta Trello para este fin, pero para gestionar muchos proyectos o trabajar en equipo se me queda corto.

La mejor herramienta de gestión de proyectos es la que funciona para ti y tu equipo. Puedes utilizar Asana o Trello para realizar un seguimiento de todos tus proyectos, o combinar ambas herramientas para obtener lo mejor de cada una. Es importante conocer tus necesidades y objetivos antes de seleccionar la herramienta adecuada.

Pero lo importante es elegir uno, ¡y empezar!

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