5 Hacks de Organización Digital [que te ayudarán a ahorrar tiempo]
Escrito por: Karen

¿Eres consciente de lo rápido que pasa el tiempo? 

Hay momentos de inflexión en la vida en los que realmente te vuelves consciente de que, da igual lo que hagas, el reloj y el calendario no se detienen, el mundo no para de girar, y los niños no dejan de crecer.

Eventualmente, el tiempo pasa y a veces te sientes culpable y arrepentida de no haberlo aprovechado mejor. Sobre todo cuando emprendes un negocio o un proyecto y le dedicas miles de horas, prácticamente sin descanso. 

Pero el tiempo aún no se ha acabado, y todavía puedes organizarte para aprovecharlo al máximo.  

En este post he recogido un montón de trucos, aplicaciones y métodos que me hacen la vida más fácil y que me ahorran un montón de tiempo, además de ayudarme a concentrarme en cada tarea y, por lo tanto, a ser más productiva

Primero que nada debes mentalizarte de que es importante invertir algo de tiempo en tu propia organización, en diseñar y empezar a aplicar un método de gestión del tiempo y de tareas. De nada te vale tener mil aplicaciones si no sabes cómo aprovecharlas. Dicho esto, vamos con la primera.

Trello 

Trello es una aplicación que sirve para gestionar tareas, proyectos y listas. Se pueden crear varios espacios de trabajo, tableros y tarjetas. Funciona como un corcho en el que vas colgando post-its.

Yo Trello lo uso principalmente para hacer listas. La principal es mi lista de tareas diarias. Cada mañana, cuando enciendo el ordenador, lo primero que hago es ir a la lista y voy haciendo una a una. Los tipos de tareas que aparecen aquí son: revisar el correo, el calendario, contestar comentarios, etc.  Además, todas están enlazadas a una página, aplicación, o a su tarea correspondiente en Asana, de la que te hablaré más adelante. 

Trello_listas

Dentro de estas tarjetas en Trello, tengo también checklists que me llevan a otra tarjeta a otro tablero que se llama Hogar, y que lo tengo compartido con Manu. Ahí tengo tarjetas con información y futuras fechas, por ejemplo, para llevar a los perros al veterinario, ponerles las pipetas, cosas que hay que hacer en casa como cortar el pasto, o pagar el seguro del coche, etc.

Todas esas tareas también aparecen en Google Calendar porque lo tengo sincronizado con Trello. Es una maravilla.

Una de mis tarjetas favoritas es en la que tengo la lista de la compra. Esta lista me ahorra muchísimo tiempo. En mi casa, como probablemente en la mayoría de las casas, compramos siempre los mismos productos. Puede que la fruta varíe un poco según la temporada, pero en general, compramos siempre lo mismo. 

Entonces, ¿por qué no tener una lista fija de la compra en el que simplemente podamos tachar lo que no hace falta y activar lo que sí hace falta? Además, la aplicación de Trello para el móvil es genial, porque puedes ocultar (sin eliminar), los elementos tachados.

lista_compra_trello

Si quieres aprender a usar Trello en profundidad, te dejo por aquí este tutorial completito. ⏬

Asana

Asana es otro gestor de tareas y proyectos. En Asana también se pueden crear distintos espacios de trabajo, tanto personales como colaborativos, y también se pueden crear distintos proyectos, tareas y subtareas. Para equipos es mi favorita.

Todo lo que tengo que hacer relacionado con mi trabajo o mi formación, lo tengo en Asana. Los objetivos y estrategias y las tareas que tenemos que hacer para conseguirlos, los planes de contenidos, todas las fases de creación de los vídeos de YouTube, todo, todo está ahí. 

Y lo mejor es que lo puedo ver como calendario, tablero o lista y puedo asignar cada tarea a un responsable.

Asana_proyectos
Si quieres aprender a usar Asana en profundidad, te dejo por aquí este tutorial completito. ⏬

Toggl

Toggl es una aplicación que sirve para trackear el tiempo, para cronometrarlo. Se puede integrar con Asana, entonces este importa todos los proyectos y tareas y solo tienes que darle al botón de trackear para cronometrar el tiempo que te lleva hacer una tarea.

Y a lo mejor te estás preguntando, ¿pero cómo me ayuda Toggl a ahorrar tiempo? Muy fácil. Toggl recopila los datos del tiempo que has gastado en hacer cada tarea, y esto te ayuda a organizarte y ponerte objetivos realistas, porque ya sabes, por ejemplo, lo que sueles tardar en escribir un post o un guion.

Para cuando tengas que organizar tus tareas semanales en Asana, ya sabrás que tres guiones en el mismo día es imposible que escribas. Entonces no te frustrarás intentando cumplir objetivos que, en realidad, son imposibles de cumplir.

No se trata de intentar hacer 200 tareas en un día, sino de distribuirlas bien, organizarlas por prioridades y que una vez te sientes a hacerlas, te concentres al máximo.

Y para eso Toggl es ideal porque en el momento en el que le das al botón de trackear, el tiempo empieza a correr y el hecho de hacer que el paso del tiempo sea algo tan visual, te ayuda a concentrarte mejor.

Toggl_track

Extensiones

Las extensiones son como aplicaciones que se instalan en el explorador para facilitar la experiencia del usuario. Existen todo tipo de extensiones y realmente, al tener las funcionalidades a mano, te ahorran un montón de tiempo.

chrome extensions

Por ejemplo, para crear contenido, sobre todo para los copies, te puede venir bien tener una extensión de emojis, para no tener que ir a buscarlos en Google. Joypixels tiene un botoncito en la barra superior del explorador y cuando le das se te despliegan todos los emojis, incluso tienen un buscador para encontrarlos más rápido.

También tienes la extensión de Giphy, desde la que puedes buscar tanto GIFs como stickers, descargarlos e incluso insertarlos, todo directamente desde la extensión.

Si tienes un blog o haces diseño web, te conviene tener Colorzilla, que es un cuenta gotas que te da el código del color sobre el que pones el cursor. What Font, que funciona igual, pero te dice la tipografía, y I Love Adaptive para ver si tu web se ve bien en el móvil.

Otra que me gusta mucho es para Counting Characters, esta te vale para contar los hashtags de las publicaciones rápidamente, y también las palabras de un post. También es muy útil Weava, una aplicación que sirve para resaltar textos en cualquier página o documento, y esto para hacer búsquedas, investigaciones o simplemente leer artículos, es muy cómodo. 

Language Tool, es un corrector ortográfico y gramatical muy recomendable ya que hay aplicaciones como Asana, editores o incluso temas de WordPress, que no te muestran los errores, así que para este fin, esta extensión es muy útil y además la puedes configurar para que escanee varios idiomas.

Sticky Notes es un bloc de notas super práctico porque si inicias sesión con tu cuenta de Google en otro ordenador, se sincronizan también las extensiones y, por tanto, tus notas. Es una maravilla.

Y por último y una de una de las que más utilizo y que te recomiendo sobre todo si tienes varias cuentas de correo (de Gmail), es Checker Plus for Gmail™. Puedes configurar esta extensión para que te salgan las notificaciones de todos tus correos y no tengas que entrar a posta a revisar cada uno de ellos. Además, puedes desactivar las notificaciones durante 1 h, 8 h o todo el día.

Marcadores y accesos directos

En la misma línea de las extensiones están los marcadores, también conocidos como «favoritos». He visto ordenadores que tienen un millón de marcadores sin clasificar, de páginas a las que no entran desde hace un millón de años, todo amontonado, ocupando espacio de manera innecesaria. Si vas a buscar algo ahí, pierdes más tiempo que buscándolo otra vez en Google, al final deja de cumplir su función.

Te voy a explicar cómo organizo yo mis marcadores. Primero que nada, en la configuración de Chrome, tienes que darle a mostrar barra de marcadores. Luego creas carpetas de manera organizada y por temáticas. Y un truco extra, a la carpeta en lugar de un nombre, que ocupa mucho espacio, ponle un emoji, y visualmente también será menos estresante. Si el marcador es una página y no una carpeta, y funciona como un acceso directo, entonces dale a editar y borra el nombre y entonces solo te aparecerá el logo.

marcadores_google

Con respecto a los accesos directos, estos funcionan de una manera un poco diferente a los marcadores. Aquí yo pongo las páginas que utilizo todos los días, como Calendar (el correo no porque tengo la extensión), WhatsApp Web, YouTube y el resto de redes sociales. Y la más importante de todas: Trello. 

🎩 Pon atención porque aquí es donde empieza la magia: 

Yo pongo el acceso directo a mi lista de tareas diarias, así que, por la mañana, en cuanto enciendo el ordenador y abro el explorador, lo primero que hago es entrar ahí. ¿Que estoy re dormida? No pasa nada, no tengo que escribir ni buscar nada en las carpetas, lo tengo TODO ahí.

Además, tengo el explorador configurado de manera que, cuando lo cierre, se guarden las páginas que tenía abiertas, y así, cuando entre por la mañana, al abrirlo me encuentro todo cómo lo dejé. 

Aun así, lo ideal es cerrarlo todo porque eso significa que has terminado lo empezado. Lo que nos lleva a unos consejitos extra.

accesos_directos_google

Tips extra

Rutina 

Tener un horario y una rutina, te ayuda a ser más organizada. Levántate siempre a la misma hora, estira. No te digo que hagas ejercicio porque mucha gente prefiere hacerlo antes de ir a dormir, como es mi caso, porque desconecto, me voy cansada a la cama y duermo mejor, pero al menos estira un poco el cuerpo antes de ir a sentarte al ordenador.

Orden

Al levantarte, ventila la habitación, sacude las sábanas y abre las ventanas. Y antes de ponerte a trabajar, haz la cama y recoge lo que haya por ahí. Casa ordenada, cabeza ordenada. 

Notificaciones desactivadas

Desactiva las notificaciones de las aplicaciones y pon el móvil en silencio. En mi caso, yo solo puedo recibir llamadas y las notificaciones de los mensajes de WhatsApp están en vibración. Ahora, si eres una persona a la que le escriben mucho, entonces te recomiendo también silenciar las notificaciones de WhatsApp. Al final, si es algo urgente, te llamarán por teléfono. También te recomiendo desactivar las notificaciones de Instagram y del resto de redes sociales.

El móvil no debería  en ningún momento interrumpirte mientras estás trabajando, tú eres dueña de tu tiempo.

Metodologías de organización

Existen métodos de organización como el método GTD o el método Kanban, que he explicado en varias ocasiones, pero hay personas que aunque conozcan todas estas herramientas y métodos, necesitan ayuda para ponerlas en práctica. Si eres una de esas personas, puedes apuntarte a nuestra mentoría. En ella te ayudamos a poner en marcha un sistema de organización con Asana, a diseñar tu estrategia de marketing y a crear un plan de contenidos. Tienes toda la información clicando en el banner. ⏬

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